Wir nutzen seit über 15 Jahren Lotus Notes. Dabei ging die die Anwendung deutlich über die bloße Nutzung von Mail, Kalender, Aufgaben und Adressen hinaus. Viele unserer Geschäftsprozesse und unser Wissensmanagement waren und sind in Lotus Notes abgebildet. Bis ca. 2004 gehörten auch die Kernprozesse, wie Einkaufsdatenbank und Warenbestellwesen dazu. Dieses System konnte mal also getrost als das Rückrat der SYNAXON bezeichnen. Wir haben Notes auch zu Zwecken genutzt, zu denen es eigentlich nicht entwickelt wurde. So ist der Einsatz als Einkaufsdatenbank für unsere Partner spätestens in 2003 als Sackgasse erkannt worden.
Nach und nach wurden wichtige Funktionen aus der Notes Welt herausgelöst. Als erstes kam 2004 mit EGIS die Herauslösung der Einkaufsplattform. Man kann aus heutiger Sicht sagen, dass dies eine der wichtigsten und besten Entscheidungen der SYNAXON war. EGIS dürfte heute die leistungsfähigste IT-Geschäftsplattform sein. Gestartet wurde mit einem Preisinformationssystem, in dem für die wichtigsten Lieferanten Preise und Verfügbarkeiten angezeigt wurden. Später kamen dann wichtige Funktionen, wie elektronische Bestellungen, Warenkorboptimierung, Logistik, Rückwärtsauktionen u.v.m. hinzu.
2006 war dann mit der Einführung unserer Wikis als Wissensmangementportal, Intranet und Prozesswerkzeug der nächste große Schritt von Lotus Notes weg.
Lotus Notes hat sich aus unserer Sicht in den letzten Jahren nicht gut entwickelt. Die Arbeit damit wurde immer unzumutbarer. Selbst einfache Funktionen, wie Mails oder Kalender waren gerade im mobilen Einsatz von der Geschwindigkeit und der Nutzerführung völlig inaktzeptabel. Wenn man einen Kalender eines Kollegen öffnen wollte, dauerte dies bis zu 5 Minuten und man konnte in der Zwischenzeit nichts anderes mehr machen. Die Nutzung von Blackberrys, iPhones und Android Handys waren eingeschränkt bis gar nicht möglich. Man kann andere Clients, wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail nicht wirklich angemessen nutzen. Die Darstellung von HTML Mails ist katastrophal. Die Notes Clients für andere Betriebssysteme als Windows wie Mac OS oder Ubuntu sind instabil und noch langsamer. Außerdem finde ich Notes in Anbetracht der mittlerweile verfügbaren Alternativen schlicht zu teuer.
Wir haben uns deswegen intensiv mit möglichen Alternativen auseinander gesetzt und sind dann auf Google Enterprise Apps gestoßen. Das ist eine sogenannte Cloud-Computing Lösung bei der wir die Software und auch die Daten nicht mehr auf unseren eigenen Servern betreiben, sondern diese bei einem externen Anbieter über das Internet angeboten werden. Es gibt eine Menge Vorbehalte gegen Cloud Computing, gerade im deutschen Mittelstand. Hier wird immer wieder angeführt, dass man auf keinen Fall vertrauliche Daten aueßrhalb des Unternehmens speichern sollte. Wie man allerdings zu dem Schluss kommt, dass die Daten im eigenen Unternehmen sicherer sein sollen, als bei professionellen IT-Anbietern, war mir immer schon ein Rätsel. Wenn man sich den Zustand so mancher IT-Abteilung ansieht, können da schon Zweifel kommen. Hinzu kommt, dass bislang kein einziger Fall bekannt wurde, dass Google Enterprise Konten gehackt wurden, wobei es nicht schwer fällt, Beispiele für gehackte Firmenrechner zu finden.
Die Verträge für Google Enterprise sind in den Punkten Datensicherheit und Verfügbarkeit erfreulich eindeutig und passen auf unserer Anforderungen, die aufgrund unserer Börsennotiz nicht gerade trivial sind. Google stellt u.a. APIs zur Verfügung, die eine zusätzliche eigene Datensicherung und auch eine Beendigung der Nutzung mit Datenübernahme ermöglichen.
Der Service kostet 40 Euro/Nutzer/Jahr und in diesem Preis sind die Funktionen: Mail, Kalender, Adressen, Sites, Video, Text&Tabellen und Groups enthalten.
Ich bin seit 2 Tagen auf Google Apps aufgeschaltet und nutze es seitdem anstatt Notes. Bislang sind die Erfahrungen sehr erfreulich. Meine Altdaten wurden rübermigriert, so dass ich auf alle Adressen, Mails, Kalendereinträge und Aufgaben zugreifen kann. Es läuft schnell, stabil und vor allem die Kalenderfunktionen sind um Klassen besser als bei Notes.
Ich habe es bislang in der Browservariante, auf dem iPhone, auf meinem PC mit Thunderbird (inkl. Adresssyncro und Kalender) und auf meinem MacBook Air mit Apple Mail, iCal und dem Adressbuch getestet.
Alles funktioniert reibungslos. Es ist völlig gleichgültig, von welcher Plattform ich arbeite, wenn ich auf eine andere wechsel, sind in Echtzeit die Änderungen bei den Mails und Kalendern richtig vorgenommen und nach starten der Synchronisation sind auch die Adressen aktuell. Man ist nun plattformunabhängig und kann mit seinem Lieblingsclient arbeiten. Ich habe bei Thunderbird für die Kalenderfunktion Lightning und für die Adresssync Zindus im Einsatz.
In den nächsten Tagen werden nach und nach alle Kollegen auf Google Apps umgestellt und ich bin gespannt darauf, ob meine Begeisterung von ihnen geteilt wird. Es müssen vorläufig noch einige wenige Funktionen auf Notes bleiben, aber das wird auch in den nächsten Monaten Geschichte sein.
Ich werde hier in einigen Monaten mal berichten, wie es weitergegangen ist.
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