Effizienzgewinne durch Enterprise 2.0 bei SYNAXON


20. Juli 2010, von in Web & IT, Web x.0, Wiki

Ulrike Reinhard hat mich zur Vorbereitung der diesjährigen Petersberger Gespräche zu der Frage interviewt, welche Effizienzgewinne SYNAXON durch die Einführung erlangt hat.

Ich hatte im Vorfeld des Interviews in unserem Wiki einen Artikel angelegt, in dem ich unsere Kollegen gefragt hatte, was ihnen zu dem Thema einfällt.

Wie nicht anders zu erwarten, kamen eine Menge Beiträge, auf die ich so auch nicht gekommen wäre:

Hi, ich kann das zwar nicht mit Daten und Fakten belegen, aber ganz klar die gemeinsam Bearbeitung und Zusammenarbeit innerhalb der Six Sigma Projekte. Darüber hinaus die Möglichkeit für mich, die Fortschritte zu „prüfen“ und zeitnah (bevor viel unnötiger Aufwand in die Bearbeitung gesteckt wurde) Feedback zu geben. –Frank Geise (Six Sigma, Organisationsentwicklung)

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Im Marketing kann man z. B. den ganzen Bereich „Projekt-Anfragen an das Marketing“ von anderen Abteilungen im vorher/nachher Vergleich sehen. Vor dem Wiki wurden Projekte z. B. per Mail oder persönlich gebrieft – zwischen 2 Leuten. Keiner außer dem Mailempfänger wusste über das Projekt bescheid und konnte sich einbinden, Rückfragen mussten immer persönlich oder per Mailverkehr relativ umständlich gelöst werden. Das fängt bei Visitenkarten an und hört bei Homepages auf. Heute kann jeder die Projekte einsehen und sich beteiligen auf einer Projektseite mit hinterlegtem Briefing. Jeder kann Anmerkungen verfassen, die Klärung und Dokumentation sowie die Freigabe erfolgt über die Seite, der Status ist sichtbar, nichts geht in den Mails verloren. Hervorhebenswert ist dabei auch die Zusammenarbeit mit dem PR Dienstleister, der direkt Zugriff auf das Wiki hatte zur direkten Abstimmung und gemeinsamen Bearbeitung von Pressemitteilungen.

Ein anderes Beispiel aus dem Marketing: Adam Janetzki schreibt über den Microblog Yammer, dass er die Firmenkundenschulung PCS vorbereitet. Wir werden neugierig, schauen uns zunächst die Agenda im Wiki an und sehen, dass hier auch ein Part „Firmenkunden-Marketing“ vorgesehen ist. Nach kurzer Absprache dazu war klar, dass sich das Marketing nicht nur mit ein paar Ideen und praktischen Beispielen an dieser Schulung beteiligt, sondern direkt als Referent mit dabei ist (auch, um unsere Marketingleistungen zu vermarkten und anhand von praktischen Beispielen einzusetzen). Ohne den internen Blogeintrag hätten wir wahrscheinlich erst nach der Schulung etwas davon erfahren….so können wir uns direkt beteiligen und beide Abteilungen haben einen Vorteil. –Andre Schoepp(Marketing)

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Im Bereich Online Service und Support nutzen wir mit bis zu 10 Leuten kollaborativ das cloudbasierte google „Text und Tabellen“ und die damit verbundenen Formulare, um Informationen zu sammeln und geordnet abzuarbeiten. Wir haben mit dieser Plattform in den letzten 18 Monaten insgesamt ca. 2200 Kundenanrufe dokumentiert und zu Reportingzwecken zusammengefasst. Weiter haben wir über dieses Tool einen Prozess aufgebaut, in dem wir in 2010 mit bis zu 10 MA’s 600 Retourenfälle und Kundenrückzahlungen dokumentiert und abgearbeitet haben. –Team Online Service und Support

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IT-Projektantragsverfahren wird komplett über Wiki abgebildet. Der Vorteil ist, dass anschließend auch die einzelnen Projektabarbeitungsschritte im Wiki dokumentiert werden, wodurch der Antragsteller jederzeit über den aktuellen Stand seines Projektes informiert wird. –IT-Abteilung

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Auch für einen abteilungsübergreifenden Prozess („Erstellung des SOG Newsletters“ -wir sprachen gestern in der IT-Runde darüber) nutzen wir zum Informations- und Datenaustausch wie das Team SuS den Dienst GoogleDocs. In diesem Prozess arbeiten die Abteilungen CM und Marketing sowie ein externer Dienstleister (Stefan Westermann) problemlos mit den Google „Texten und Tabellen“ –Marcus Siegert (Marketing)

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Auch für die Rechtsabteilung hat das Wiki Vorteile. So werde ich auch auf Vertragsverhandlungen, Prozesse oder andere Planungen aufmerksam, in die ich nicht aktiv eingebunden bin, bei denen es aber möglicherweise rechtlich relevante Punkte zu berücksichtigen gibt. Hier kann ich mich nun „einmischen“. Ohne Wiki wären die Vorgänge wahrscheinlich an der Rechtsabteilung vorbei gegangen. — Rechtsabteilung

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Hi Frank,

Dein Eintrag in den Topics und das schnelle Feedback der Mitarbeiter ist das beste Beispiel dafür, dass wir durch das Wiki, Yammer etc. schneller Informationen austauschen können und gemeinsam auch abteilungsübergreifend und unabhängig vom Arbeitsort(Homeoffice, Außendienst oder im Büro) arbeiten und kommunizieren. –Ivonne Uffmann (Personal)

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  1. Das Wiki macht unsere Prozesse transparenter und auch auffindbar. Ich kann mich an die AKCENT-Zeit in Lilienthal erinnern. Dort hatten wir über diverse Ordner mit MS-Word dokumentierte Prozesse, die man nie fand, wenn man sie brauchte. Änderte man etwas, war der alte Zustand fast nie wieder herstellbar, oder Änderungen nachvollziehbar. Alles ist durch das Wiki zentralisiert worden. Man muss kaum noch woanders suchen.
  2. Im Wiki hat der Einkauf eine Vertragsdatenbank eingerichtet. Mit ihrer Hilfe konnte ich kürzlich schnell und bequem die Dokumente recherchieren, welche einen Vertragsbestandteil für der Nachforderung von Gebühren enthielten. Das beschert uns einen knapp fünfstelligen Zusatzertrag.
  3. Sehr habe ich die Transparenz schätzen gelernt. Man ist jetzt wesentlich mehr im Bilde, was in anderen Abetilungen läuft. Dadurch kann man oft wertvolle Informationen beisteuern und muss nichtmal sein Büro dafür verlassen.
    Für das Homeoffice beispielsweise sind die Arbeitsbedingungen dadurch besser als je zuvor.

–Norman Roth (Finanzen, Zentralregulierung)

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Wesentliche Vorteile des Wikis sehe ich in folgenden Punkten:

* Sequentielle Bearbeitungsschritte werden parallel geschaltet: Vergleicht man unsere Kostenanträge im Notes mit den Freigabemechanismen im Wiki wird das (theoretische) Potential der Zeitersparnis deutlich. Dieser Effekt tritt auch bei der gemeinsamen Erstellung von Texten jeder Art ein.
* In der Zusammenarbeit mit Partnern bei konkreten Projekten (gemeinsame Leistungsbroschüre, Kundenveranstaltung etc.) beschleunigt das Wiki den Prozess erheblich. Auch hier ist die simultane Bearbeitung entscheidend und es werden viele Mails vermieden. Hinzu kommt, dass Mails von Geschäftsführern größerer Häuser nicht oder nur oberflächlich gelesen werden. Eine zentrale Arbeitsseite kann jederzeit von jedem aufgerufen werden und gibt den aktuellen Stand wieder. Auch hier ist natürlich Nachfassarbeit nötig.
* Als externes Informationsmedium ist das Wiki nur bedingt geeignet. Es verleitet offenbar dazu, Inhalte nicht auf den Punkt zu beschreiben. Externe Nutzer / Kunden haben eine hohe Hemmschwelle, Änderungen vorzunehmen.
* Wesentlich scheint mir der Vorteil des dokumentierten Wissens bei Kündigungen zu sein. Verlässt ein Wissensträger das Unternehmen, hinterlässt er zumindest die wesentlichen Informationen, die zur Durchführung seiner Arbeit notwendig sind. Auch Übergaben bei Zuständigkeitswechseln lassen sich gut und nachvollziehbar dokumentieren.
– iTeam

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Noch ein kleines Beispiel aus dem Alltag: Urlaubsübergaben und die Weiterarbeit an Projekten und Konzepten geht durch die Dokumentation auch sehr gut – also auch im Bereich Produktmanagement hat das Wiki so seine Vorteile -Community Management

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Zitat aus der Zusammenfassung des Interviews mit Ulrike:

“Gleiche Mitarbeiter-Zahl wie 2005, nur 3 mal so viele Partner, 4 mal soviel buchbare Leistungen fuer die Partner und 25% der Mitarbeiter arbeiten nun auf einem neuen Thema!”


Eyesdieler (markus frank), 20. Juli 2010 um 20:17

Effizienzgewinne durch Enterprise 2.0 bei #SYNAXON – @frankroebers im Interview http://bit.ly/a0zmGy

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