… habe ich in den letzten beiden Wochen die ersten zwei von insgesamt drei Ausbildungsblöcken absolviert.
Lean Office Master? Was steckt dahinter?
Ende des letzten Jahres haben wir die Entscheidung getroffen, uns mit dem Thema Lean Administration (oder auch: Lean Management im Büro, Lean Office, Kaizen im Büro, u. a.) auseinanderzusetzen.
Als Ergänzung zu Six Sigma wollen wir in Zukunft auch Tools aus dem Bereich Lean Administration einsetzen, um in unseren administrativen Prozessen Verschwendung zu vermeiden, Suchzeiten zu reduzieren, Schnittstellen zu verbessern, Standards zu definieren, etc.
In den letzten Jahren haben wir unsere Kernprozesse im Rahmen von Six Sigma Projekten analysiert und verbessert. Wir erhoffen uns durch den ergänzenden Einsatz von Lean (Administration) Methoden eine unternehmensweite kontinuierliche Verbesserung der individuellen, abteilungsinternen und auch abteilungsübergreifenden Abläufe.
Ich machte mich also auf die Suche nach einer geeigneten Schulungsreihe. Meine Wahl fiel wie bereits erwähnt auf die insgesamt neuntägige Ausbildung zum Lean Office Master am Centre of Excellence for TPM (CETPM). Das CETPM ist ein Institut der Hochschule Ansbach und setzt sich u. a. ein für die Verbreitung der Lean Philosophie. Zu diesem Zweck ist dort ein sog. Lehrbüro eingerichtet, in dem unter (fast) realistischen Bedingungen ein administrativer Prozess (Auftragsabwicklung) simuliert wird.
Gemeinsam mit 8 weiteren Teilnehmern -eine bunte Mischung aus selbstständigen Unternehmensberatern und Mitarbeitern aus Großkonzernen sowie aus mittelständischen Unternehmen- habe ich in den letzten zwei Wochen jeweils Dienstag bis Donnerstag „die Schulbank gedrückt“. Langweilig war es dabei nie. Dafür sorgte ein ständiger Wechsel von Theorie und Praxis. So führten wir im Lehrbüro z.B. eine 5S Aktion durch sowie eine Analyse und Optimierung des extrem fehlerbehafteten Auftragsabwicklungsprozesses mithilfe der Makigami Methode. Dabei stellten wir einen neuen Benchmark auf: wir konnten die Durchlaufzeit eines Auftrages auf 47 Sekunden reduzieren (Ausgangssituation > 30 Minuten). Das hatte vor uns keine Gruppe geschafft.
Und letztlich frischten die überaus interessanten Erfahrungsberichte der bisher sehr guten Dozenten sowie die manchmal auch „hitzigen“ Diskussion unter den Teilnehmern die Schulungstage immer wieder auf. Also bisher eine wirklich interessanten und lehrreiche Ausbildung.
Diese endet in der kommenden Woche mit dem dritten Block und hoffentlich der erfolgreichen Zertifizierung zum Lean Office Master! Dazu muss ich einen schriftlichen Abschlusstest bestehen sowie zwei Projektarbeiten aus dem eigenen Unternehmen einreichen und präsentieren. Die erste Projektarbeit umfasst eine dokumentierte 5S Aktion in einer Abteilung / einem Team des Unternehmens. Diese Aufgabe habe ich bereits letzte Woche Montag erledigt. Das Team IT-Service hat im Rahmen eines Workshops sehr gute Maßnahmen erarbeitet und zum Teil bereits umgesetzt. Die Maßnahmen beziehen sich z.B. auf die Themen Arbeitsplatzorganisation und -sauberkeit aber auch auf den Bereich Team-Standards (z.B. Servicestandards, Ablagestandards).
Die zweite Projektarbeit muss ich noch in dieser Woche erledigen. Hier soll ein überschaubarer, aber dennoch abteilungsübergreifender Prozess mithilfe der Makigami Methode analysiert und anschließend der Soll-Zustand dokumentiert werden. Also habe ich noch ein bisschen Arbeit vor mir.
Dann mache ich mich mal an die Arbeit!
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