Eigenes Aufgabenmanagement – wie händle ich meine to do’s?


6. Dezember 2012, von in Neuigkeiten

Das ist so eine Frage, nicht wahr? Tausend Wege führen nach Rom – einige weniger schnell und andere dauern ganz schön lange. Schnell geht’s ja meist eher nicht. Weder auf italienischen Autobahnen noch beim Abarbeiten von to do’s.

Jeder hat seinen Weg, aber bin ich zufrieden mit meiner Art zum Ziel zu kommen? Diese Frage stelle ich mir oft, wenn ich mir mal wieder selber eine eMail schreibe, um meine to do Liste zu füllen. Ja, richtig gelesen. Bei mir ist die Inbox meines Firmen-Mailaccounts meine to do Liste. Dank google Enterprise von überall aus im Zugriff, jederzeit erweiterbar – so finden neue Ideen schnell ihren Weg. Dann gibt es aber so Phasen, in denen das gute Papier sind zurück in mein Leben drängelt. (Alle alten Gewohnheiten wird man eben nicht auf einmal los.) Dann schleppe ich meine Kladde quer durch die Firma und mit nur einem Spiegelstrich ist eine Zweitbaustelle angelegt, die sich zu einem unübersichtlichen Bauprojekt entwickeln kann (Ähnlichkeiten zu Flughäfen in Hauptstadtnähe sind ausgeschlossen und rein zufällig!). Dieses Phänomen trat in den letzten Wochen zu meinem Ärger mal wieder auf. Schrecklich! X Aufgaben an unterschiedlichsten Stellen dokumentiert. Zum wahnsinnig werden! Abhilfe musste her – getreu dem Motto: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.

Inzwischen habe ich mir alle to do’s brav per Mail in mein Postfach geschickt und Klarschiff gemacht. Mit dem Resultat, dass ⅔ meiner Mails in der Inbox von mir selber sind. Sieht komisch aus für andere, aber ich komme so am besten klar. Alles auf einen Blick und das Mailsaufräumen macht wirklich Freude, wenn erledigte to do’s mit einem Mausklick ad acta gelegt werden können.

Eine ganz clevere Spitzfindigkeit habe ich erst von einigen Jahren kennengelernt und direkt geklaut. Bei to do’s, die man per Mail an Kollegen oder Geschäftspartner versendet, sich selber in cc setzen. Meine erste Reaktion: „Wie blöd ist das denn?!“ 2. Gedanke: „Super Idee!“ Weil: So vergesse ich nicht die Dinge, die andere gerade von mir auf ihre to do Liste bekommen haben. Rafiniert und ausgeklügelt – zumindest für die, die es mögen.

Manachmal, an so Tagen wir heute, frage ich mich aber, ob das der passende Weg ist. Eine gewisse Unsicherheit schwingt mit. Da hört man von DEM app oder von so remember-the-milk’s. Kollegen mit guten alten Kladden treffen sich auf dem Flur, andere mit elektrkonischen (oder Papier-) Tickets. Denn finden sich wilde Stichwortsammlungen auf Blöcken und auf Rückseiten von irgendwas (“Wo lag denn nochmal …?”)…. Immer sind ein bisschen Geschmacksache und etwas Gewohnheit dabei. In einem Punkt sind sich aber alle Wege einig: Hauptsache es rutscht nicht ausversehen irgendeine Aufgabe unter den Tisch und von der Liste.

Vielleicht mag der eine oder andere meine Eindrücke erweitern und mir seine, ihre oder DIE Lösung vorstellen – Kommentare los, Feuer frei. Ich freu mich drauf und bin gespannt.

Wolfgang Schmid, 29. Oktober 2014 um 19:45

Gute Frage!! Wie handle ich …! Zunächst einmal: einfach ein sympathischer Artikel, so aus dem Leben gegriffen. Und ich suche im Web schon seit Monaten Artikel, Bücher, Tools etc. zum Thema Aufgabenmanagement (alternativ: Social oder Collaborative Task Management). Es fehlt ein kritischer Dialog mit Blick auf unsere Arbeitsweisen. Wenn man was zu dem genannten Thema findet, dann hauptsächlich Tool-Anbieter – und die dann en masse. Und dann wirds schwierig: welches ist das Richtige? Wenn man nicht weiss, was man für sich und seine Arbeitsgruppe will, fällt die Entscheidung schwer. Eins ist nur sicher wie in dem Artikel geschrieben: E-Mail, Spickzettel und Kalendermanagement sind nicht die Lösung!
Es gibt nicht DIE Lösung, sie hängt von den Anforderungen ab (weise, gell:)! Wenn man eine Lösung sucht, die sich für Gruppen eignet und sich voll und ganz auf das Aufgabenmanagement fokussiert: Asana (unscheinbar, einfach, schlicht, nicht mal „schön“, aber basierend auf einer durchdachten Arbeitsphilosophie!). Wenns mehr Richtung Projektmanagement gehen soll: Clarizen, kann alles, wird deshalb aber kompliziert! Ehere agile? Trello etc etc etc. Aber deshalb schreibe ich ja auch ein Buch darüber und erfasse alles, was mir unter die Finger kommt zu dem Thema: ja, natürlich: in einem Collaborative Task Management Tool, weil ich mit dem Wissen ja dann auch mit Menschen arbeiten möchte! So long!

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