… heute mit: Nicole und Katrin – unseren stets gut gelaunten und freundlichen Mädels vom Empfang. Aber wie ist der Alltag einer Empfangsmitarbeiterin und Vorstandsassistentin eigentlich wirklich? Was passiert hinter den hübschen Kulissen? Wir lüften heute eines der letzten Geheimnisse aus dem Berufsalltag bei der SYNAXON AG und zeigen euch, wie ein exemplarischer Arbeitstag am Empfang tatsächlich aussieht – natürlich investigativ recherchiert und knallhart nachgefragt.

Um es unseren Lesern leichter zu machen, sich in Geist und Körper einer Empfangsmitarbeiterin hineinzuversetzen, ist dieser Artikel in Tagebuchform verfasst. Der Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass sämtliche im Bericht genannten Fallbeispiele den Tatsachen entsprechen – auch wenn sie sich natürlich nicht allesamt an einem Tag zugetragen haben und – in absoluten Ausnahmefällen – leicht überspitzt dargestellt wurden.

Das Tagebuch einer Empfangsmitarbeiterin & Vorstandsassistentin

07:45 Uhr: Du fährst auf den Parkplatz. Vor der Eingangstür stehen bibbernd vier Kollegen, die dich erleichtert erblicken und daraufhin fröhlich winken. Alle haben ihren Chip vergessen und kommen daher nicht ins Gebäude. Natürlich weißt du, dass das immer mal passieren kann – erst recht, wenn man den Chip erst seit fünf Jahren benötigt. Du jedenfalls lässt die anderen gönnerhaft eintreten und fühlst dich durch die Welle der Dankbarkeit ein bisschen wie ein Messias.

07:52 Uhr: Du startest deinen PC und wirfst einen ersten Blick in dein Mail-Postfach. Heute scheint ein guter Tag zu werden, du hast nur 862.475 neue Nachrichten, von denen lediglich 745.215 mit „Wichtig!“ gekennzeichnet wurden.

08:00 Uhr: Der Vorstandsvorsitzende ruft aus der Stadt Hafnarfjörður in der isländischen Region Höfuðborgarsvæðið an. Er hat ein Problem mit seinem Rückflug und fragt dich, was er nun tun soll. Jetzt wird es brenzlig, du spürst, dass er eine ernsthafte Antwort erwartet. Du versprichst, dich sofort telefonisch mit dem Flughafen in Verbindung zu setzen.

08:02 Uhr: Du hängst in der Warteschleife des Flughafens von Þórshöfn fest. Statt „Für Elise“ wird „Miðvikudags“ von Björk gespielt.

08:05 Uhr: Der erste externe Gast trifft ein, der heute ein Seminar besucht. Du händigst ihm sein Namensschild aus. Er merkt an, dass es in der SYNAXON aussehen würde wie in einer Schönheitsklinik.

08:06 Uhr: Du nimmst ihm sein Namensschild wieder weg, da der Name falsch geschrieben wurde. Du läufst mit dem falschen Namensschild ins Marketing und bittest den Grafiker, ein neues Schild mit korrekter Schreibweise zu erstellen. Der Designer hält dir einen Vortrag darüber, dass die richtige Schreibweise total falsch aussieht und unter Aspekten der Typographie und Ästhetik überhaupt nicht zum Schild passt.

08:46 Uhr: Du beendest die Diskussion und erhältst widerwillig das neue Namensschild. Anschließend kehrst du zurück zu deinem Schreibtisch, wo immer noch „Miðvikudags“ aus dem Telefonhörer schallt.

08:48 – 09:12 Uhr: 69 weitere Gäste treffen ein. Du begrüßt sie allesamt freundlich und zeigst ihnen den Weg zum Seminar-Raum. Einige von ihnen waren auch erst 15 Mal zu Gast und benötigen daher natürlich deine Begleitung.

09:23 Uhr: Dein Zweit-Telefon klingelt. Am anderen Ende der Leitung ist ein Schweizer. Du weißt nicht, ob er dir gerade seine persönliche Empfehlung für das ideale Käsefondue gibt oder ein echtes Anliegen hat. Du stellst ihn freundlich zur Buchhaltung durch.

11:45 Uhr: Das Catering für die Seminarteilnehmer kommt. Du prüfst, ob auch zwei laktose-glutenfreie und vier Veganer-Menüs da sind.

12:45 Uhr: Ein Kollege aus dem Einkauf informiert dich, dass in 15 Minuten wichtiger Besuch kommt und bittet dich, schnell noch den Raum vorzubereiten.

12:48 Uhr: Der Kollege kommt dir noch einmal hinterher und gibt kleinlaut zu, die Catering-Bestellung für seinen Besuch vergessen zu haben. Er fragt dich, ob du bis 13:00 Uhr noch ein warmes Mittagessen organisieren kannst.

13:00 Uhr: Das Mittagessen für die Seminarteilnehmer wird serviert. Der Seminar-Leiter fragt dich, ob du nicht allen 70 Gästen einen Espresso anbieten könntest. Du erklärst ihm, dass sich leider nur 6 Espresso-Tassen im Bestand befinden. Er fragt dich, ob es nicht doch möglich wäre, allen einen Espresso anzubieten.

13:20 Uhr: Du hast das Unmögliche möglich gemacht und bittest den Caterer erneut herein. Der Kollege aus dem Einkauf bedankt sich bei dir, merkt aber an, dass das Essen 20 Minuten zu spät ist.

13:32 Uhr: Andere Kollegen haben mitbekommen, dass der Caterer da war. Sie fragen dich, ob das Rest-Essen schon für den internen Verzehr freigegeben ist.

13:33 – 14:02 Uhr: Weitere 28 Kollegen fragen dich, ob das Essen nun endlich freigegeben ist.

14:04 Uhr: Am Flughafen von Þórshöfn meldet sich jemand. Du erklärst, welche Probleme dein Chef mit seinem Rückflug und Gepäck hat. Die Mitarbeiterin antwortet dir, dass sie leider nicht helfen kann und dich weiterverbinden würde. Björk schmettert wieder los.

14:23 Uhr: Ein hilflos wirkender Kollege kommt zu dir an den Tresen. Er fragt dich, ob er dir eine Frage stellen kann. Du bejahst und wartest gespannt. Schließlich fragt er dich: „Was mache ich denn eigentlich mit Milch, die schlecht geworden ist?“ Er blickt mit großen Augen in dein verständnisloses Gesicht. Du erklärst ihm, dass er die Milch dann wegschütten sollte und bietest an, ihm zu zeigen wie das geht. Er wirkt erleichtert und nimmt dein Angebot gerne an.

15:07 Uhr: Björk unterbricht ihren Gesang und eine weitere Mitarbeiterin des Flughafens meldet sich. Du schilderst das Problem erneut. Die freundliche Mitarbeiterin weist dich darauf hin, dass sie dich zur Klärung des Anliegens weiterverbinden muss.

15:13 Uhr: Ein kleiner Junge steht plötzlich vor dir am Tresen und fragt, wo er denn hier einen neuen Computer kaufen könne.

15:43 Uhr: Eine Bewerberin ruft an. Sie fragt, ob sie sich bewerben könne.

16:10 Uhr: Du erreichst endlich die zuständige Mitarbeiterin am Flughafen von Þórshöfn. Nachdem du die Problematik erneut erklärt hast, rät sie dir freundlich, deinen Chef einfach zum Schalter seiner Fluggesellschaft zu schicken, wo er sein Anliegen persönlich klären kann.

16:12 Uhr: Du informierst den Vorstand über das Ergebnis. Er bedankt sich erfreut für deine Hilfe, erzählt dir, dass er in den letzten Stunden viel Arbeit geschafft habe und sich dann nun auf dem Weg zum Schalter machen würde.

16:38 Uhr: Du bestellst Espresso-Tassen. Der Seminar-Leiter fragt dich, ob die Tassen heute noch geliefert werden.

17:02 Uhr: Der Chef der Buchhaltung fragt dich, warum du Espresso-Tassen bestellt hast. Es wären schließlich 6 Stück vorhanden und man sollte das Geld schließlich nicht zum Fenster hinauswerfen.

18:09: Das Seminar ist beendet, die Teilnehmer  verlassen das Gebäude. Der Seminar-Leiter lässt den Tag Revue passieren und dankt dir in seiner Rede für die gute Organisation. Er hat jedoch einen kleinen Kritikpunkt: Er hätte es schön gefunden, wenn du jedem Gast nach dem Mittagessen einen Espresso angeboten hättest.

18:35 Uhr: Du bereitest dich auf deinen Feierabend vor. Kurz bevor du den Anrufbeantworter einschaltest, klingelt noch einmal das Telefon. Die Polizei Schloß Holte informiert dich darüber, dass sie zwei gestrandete Personen aufgegriffen hat, die eigentlich das Seminar besuchen wollten.

18:47 Uhr: Die beiden verirrten Seminar-Teilnehmer treffen endlich ein. Du kratzt einige Reste vom Mittagessen zusammen und gibst sie ihnen als Proviant für die Rückreise mit.

19:05 Uhr: Feierabend. Du steigst in dein Auto und schaltest das Radio ein. Es spielt Björk.

Nicole und Kati haben vor allem eines verdient: RESPEKT