Der SYNAXON und einsnulleins Management Circus sind das, was früher die klassischen „Montagsmeetings“ der Geschäftsführung waren. Hieß bislang also: Geschlossene Gesellschaft. Nach einer kurzen Übergangsphase, in der dieser Kreis um alle Führungskräfte erweitert wurde, öffnen wir die Runden nun für alle Angestellten.

Im Management Circus kommen die Themen auf den Tisch, die übergeordnet als „unternehmensrelevant“ bezeichnet werden. Das können mehr oder weniger bahnbrechende Ideen sein, Diskussionen über Optimierungspotenziale in einzelnen Abläufen oder die Frage, wie die Qualität unserer Events gesteigert werden kann. 

Von Anfang an waren diese geschlossenen Meetings nicht deswegen nur dem Führungskreis vorbehalten, weil wir irgendetwas zu verstecken haben oder hatten. Vielmehr ging es uns ursprünglich darum, die Themen dank der geringeren Teilnehmerzahl schnell und effizient durchzuarbeiten und nicht das gesamte Personal „von der Arbeit abzuhalten“. Nach einer langen Praxisphase wurden uns jedoch die Nachteile dieser Vorgehensweise immer deutlicher, weswegen wir jetzt die Manege komplett freigeben.

Maximale Transparenz …

… ist nicht nur ein Schlagwort, das auf dem Papier unseres Leitbildes geduldig ist, sondern gelebte Praxis. Allerdings haben wir uns in der Vergangenheit durch die geschlossenen Führungsmeetings diesbezüglich quasi selbst boykottiert. Die Gründe dafür lagen in der Natur der Sache. Bis eine im Führungskreis getroffene Entscheidung auch wirklich jeden Mitarbeiter erreicht hatte, konnte (zu) viel Zeit vergehen – beispielsweise, weil die Kommunikation erst noch über den Fachbereichs- und dann über den Teamleiter ging, einer von beiden vielleicht gerade im Urlaub weilte oder ander Prioritäten hatte usw. Ergo: Der Informationsfluss war vorhanden, aber nicht so wie wir ihn uns gewünscht hatten – und das fanden viele Mitarbeiter natürlich auch nicht sehr prickelnd. 

Das nächste Problem war, dass es immer wieder Entscheidungen gab, die von vielen Mitarbeitern nicht (oder nur schwer) nachvollzogen werden konnten. Auch das verwundert nicht, denn wenn lediglich Beschlüsse vorgelegt werden, ohne dass alle wissen, wie es überhaupt dazu gekommen ist, entstehen viele Fragezeichen. So mancher Mitarbeiter mag sich auch in seinen kühnsten Träumen wahrscheinlich nicht vorstellen können, wie viel Blut, Schweiß und Tränen hinter der ein oder anderen Entscheidung steckten und welche Argumente am Ende dann wirklich ausschlaggebend waren.

Und weil aller guten Dinge drei sind: Nicht immer sind die Führungskräfte – auch in vereinter Stärke – nah genug an der Praxis, um wirklich die besten Entscheidungen zu treffen. Fehlen aber während der Diskussions- und Entscheidungsphase genau diese Impulse von den Leuten, die es besser wissen, verschwenden im Nachhinein alle Beteiligten viel Zeit mit diversen Rückwärts- und Vorwärtsrollen.

Was das amerikanische Militär mit unserer Entscheidung zu tun hat
Ehrlicherweise müssen wir an dieser Stelle noch zugeben, dass die Idee der freien Manege nicht von uns selbst stammt. Unser Vorbild hierfür heißt Stanley McChrystal, Leiter der Joint Special Operations Task Force, dem verschiedene Eliteeinheiten zur Terrorismusbekämpfung unterstellt waren. In Zahlen: Mehr als 7.000 Menschen. Um für die bestmögliche Transparenz zu sorgen, Praxis-Impulse in Entscheidungen miteinbeziehen zu können und den Informationsfluss stets auf Höchstlevel zu halten, schaffte er es, alle 7.000 Menschen jeden Tag für 1,5 Stunden  zu seinen Strategiemeetings zu schalten. Weil wir von der SYNAXON und einsnulleins aber „nur“ 250 Menschen sind und in absolutem Frieden die IT revolutionieren, reicht uns eine Stunde alle 14 Tage. Und auch beim Namen haben wir nicht abgekupfert: McChrystal nannte es „Operations & Intelligence Meeting“ – wir nennen es „Management Circus“. Warum? Weil es cooler klingt. Clowns gibt es aber leider bei unseren Meetings nicht. 

Natürlich ist uns bewusst, dass wir, sofern alle Mitarbeiter am Management Circus teilnehmen  – rein wirtschaftlich betrachtet – pro Woche 420 Stunden pure Arbeitszeit investieren, die zu einem Großteil dann nur auf Zuhören besteht. Aber: Die Vorteile überwiegen die Nachteile deutlich – und alleine dadurch, dass der Informationsfluss verbessert wird, sparen wir voraussichtlich auch wieder viel Zeit ein.

Aller Anfang ist spannend

Die Entscheidung, den Management Circus zu öffnen, passt nicht nur zu dem, was unser Unternehmen seit vielen Jahren hinsichtlich der Mitarbeiter-Partizipation aktiv lebt, es ist vor allem wieder ein spannender, kleiner Neuanfang. Wie viele Mitarbeiter werden überhaupt teilnehmen? Sinken die Zahlen wieder, sobald die anfängliche Neugier gestillt wurde? Könnte es bei bestimmten Themen doch chaotisch oder gar anarchisch werden? 

Fakt ist natürlich: Die Vorbereitung des Management Circus´ wird ab sofort mehr Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt für jeden Termin sowohl ein allgemeines Raster als auch eine detaillierte Agenda. Unsere Mitarbeiter sind übrigens dazu aufgerufen, ihre eigenen Themen auf selbige zu setzen – allerdings behalten wir uns an dieser Stelle vor, Priorisierungen oder Streichungen vorzunehmen (sollte es beispielsweise darum gehen, die WCs mit Topfpflanzen auszustatten). 

Und: Wir haben wirklich nichts zu verstecken, aber es wird auch künftig natürlich immer wieder Themen geben, die ausschließlich im Führungskreis besprochen werden – beispielsweise einzelne Personalien, allein zum Schutz der Persönlichkeitsrechte und Bestimmungen zur Vertraulichkeit. Themen wie allgemeinen Gehaltsstruktur oder Grundsätze unserer Arbeitsverträge sind aber ab sofort jedem voll zugänglich. 

In ein paar Monaten ziehen wir unser Fazit zur freien Manege – und wissen heute noch genauso wenig wie ihr, wie es aussehen wird. Aber: Wir sind – leicht untypisch für Ostwestfalen – verdammt optimistisch.

Autoren: Frank Roebers, Lena Klaus