Informationen zur Datenerhebung für Bewerber

Informationen zur Datenerhebung gemäß Art. 13 ff DSGVO im Bewerbungsverfahren

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

vielen Dank für die von Ihnen eingesandten Unterlagen.

Mit den folgenden Angaben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die
SYNAXON AG, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Telefon: +49 (0) 52 07 / 92 99-200
Telefax: +49 (0) 52 07 / 92 99-296

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

• per Brief:
  SYNAXON AG
  Datenschutzbeauftragter
  Falkenstraße 31
  33758 Schloß Holte-Stukenbrock
• per Telefax: +49 (0) 52 07 / 92 99-296
• per E-Mail: datenschutz@synaxon.de

3. Kategorien von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten stammen entweder aus den von Ihnen auf der Webseite www.synaxon.ag hochgeladenen Dateien (Anschreiben, Foto, Lebenslauf, Zeugnisse) oder aus den uns auf sonstigen Wegen, z. B. per E-Mail überlassenen Bewerbungsunterlagen.

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren verarbeiten wir, ggf. in Abhängigkeit zu der offenen Stelle, in der Regel folgende Kategorien von Daten:

• Stammdaten, wie Geschlecht, Vorname, Nachname, Titel, Anschrift, Telefonnummern (Mobil und Festnetz), E-Mailadresse
• Falls von Ihnen im Lebenslauf angegeben: Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. –name, Staatsangehörigkeit, Familienstand
• Daten, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind
• Daten über die Schulausbildung im Einzelnen, Schulabschluss, Schulnoten
• Im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz: Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum
• Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung)
• eventuelle Vorbildungen und Qualifikationen sowie berufsbezogene Praktika
• Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen, Zeugnisse
• Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, ehrenamtliches Engagement
• Bewerbungsfoto
• Kommunikationsdaten: Inhalte aus E-Mails, persönlicher oder telefonischer Gespräche und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen anfallen
• Sollten Sie uns anrufen, so zeichnen wir Anrufzeitpunkt, anrufende Nummer, angerufene Nummer und Gesprächsdauer auf.
• Weitere Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns ggf. darüber hinaus zur Verfügung stellen.
• Sofern ein persönliches Bewerbungsgespräch stattfindet, können zusätzlich noch weitere Informationen dokumentiert und gespeichert werden.

Des Weiteren verarbeiten wir personen­bezogene Daten auch bei der Nutzung der von uns angebotenen Telemedien (z. B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, angeklickte Seiten, Einträge etc.). Informationen zu diesen Daten­verarbeitungen und Ihren daten­schutz­rechtlichen Ansprüchen und Rechten finden Sie in unseren Datenschutzerklärungen auf den jeweiligen Webseiten.

4. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen
Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG mit uns oder unseren Tochterunternehmen einsnulleins GmbH oder emendo Kooperationsmanagement GmbH & Co. KG erhoben, gespeichert und verarbeitet.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen. Hierzu zählen insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften, Pflichten im Zusammenhang mit der gesetzlichen Buchführung oder Vorschriften zur Risikobewertung, Betrugs- und Geldwäscheprävention. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO.

Zur Wahrung berechtigter Interessen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter eigener Interessen oder Interessen Dritter, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Zu unseren berechtigten Interessen zählen bspw.

• Sicherheitsvorkehrungen zur Gewährleistung unserer Anlagen- und IT-Sicherheit
• eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Abstimmung mit externen Personaldienstleistern

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO.

Aufgrund Ihrer Einwilligung
Wenn und soweit Sie uns für bestimmte Zwecke (z. B. Erhalt eines Newsletters) eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Sie können die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

5. Weitergabe von Daten an Dritte
Innerhalb der SYNAXON Unternehmensgruppe erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter der Personalabteilung sowie die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an externe Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern betrieblich erforderlich, werden externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) datenschutzkonform eingebunden.

6. Übermittlung von Daten in Drittländer
Wir übermitteln personenbezogene Daten an einen Dienstleister (Cloud-Infrastruktur-Anbieter) in den USA. Wir verwenden zur Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus beim Dienstleister die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission für die Übermittlung der Daten ins EU-Ausland.

7. Speicherdauer
Wir erheben und verarbeiten die personenbezogenen Daten von Bewerbern für den Ablauf des Bewerbungsverfahrens. Kommt aufgrund der Bewerbung ein Anstellungsvertrag zustande, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird ein Anstellungsvertrag nicht geschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen zwölf Monate nach Eingang der Bewerbung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Bewerberpool
Sofern es aufgrund einer Absage unsererseits nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin interessant für uns ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbungsdaten für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen. Im Falle Ihrer schriftlichen Zustimmung speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf, um Sie künftig bzgl. für Sie interessanter Stellenangebote innerhalb unserer Unternehmensgruppe kontaktieren zu können.

8. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Ohne die Angaben, die für die Beurteilung Ihrer Eignung, Ihrer Verfügbarkeit und die Kontaktaufnahme mit Ihnen erforderlich sind, können wir das Bewerbungsverfahren jedoch nicht durchführen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall, Profiling
Zur Begründung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Wir greifen auch auf kein Profiling gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO zurück.

10. Ihre Rechte als betroffene Person
Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie haben das Recht
auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO,
auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO (siehe unten),
auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Im Falle des Widerrufs werden wir die betroffenen Daten unverzüglich löschen, sofern eine weitere Verarbeitung nicht auf eine Rechtsgrundlage zur einwilligungslosen Verarbeitung gestützt werden kann. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Gesonderter Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Rahmen einer Interessenabwägung aufgrund unseres überwiegenden Interesses verarbeiten, haben Sie das jederzeitige Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen.
Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten von uns verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten zu Werbezwecken.

Möchten Sie die vorstehenden Rechte geltend machen, so ist Ihr Ansprechpartner in all diesen Fällen unser Datenschutzbeauftragter, dessen Kontaktdaten Sie weiter oben finden.

August 2018

Information on data collection in accordance with Article 13 ff GDPR

The following details advise you on the processing of your personal data by SYNAXON AG in relation with existing or future contractual relationships as well as all your entitled rights.
Details on which data is processed and how it is used predominantly depend on the services agreed with yourself and therefore differ from case to case. Specifics therefore result from the respective agreements as well as the underlying terms and conditions.
Please pass this information on to whom this may regard in your company, as well as current and future authorised representatives.

1. Responsible for data processing
Person responsible within the meaning of the General Data Protection Regulation (EU GDPR) is the relevant company of the SYNAXON group of companies for your contractual relationship. The following companies belong to the SYNAXON group of companies:

SYNAXON AG, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock phone: +49 (0) 5207 / 9299-200, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@synaxon.de

Akcent Computerpartner Deutschland AG, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock phone: +49 (0) 5207 / 9299-200, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@synaxon.de

einsnulleins GmbH, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock phone: +49 (0) 5207 / 9299-500, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@einsnulleins.de

emendo Kooperationsmanagement GmbH & Co. KG, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock, phone: +49 (0) 5207 / 9299-200, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@emendo.de

iTeam Systemhauskooperation GmbH, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock phone: +49 (0) 5207 / 9299-440, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@iteam.de

SYNAXON Projekt- und Handels GmbH, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock phone: +49 (0) 5207 / 9299-400, fax: +49 (0) 5207 / 9299-296, e-mail: info@synaxon.de

2. Contact data of the data protection officer
You can contact our data protection officer as follows:

For SYNAXON AG and all other companies belonging to the group of companies, with the exception of einsnulleins GmbH:

• via mail: SYNAXON AG, Datenschutzbeauftragter, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock, Germany
• via telefax: +49 (0) 52 07 / 92 99-296
• via e-mail: datenschutz@synaxon.de

For einsnulleins GmbH:

• via mail: einsnulleins GmbH, Datenschutzbeauftragter, Falkenstraße 31, D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock, Germany
• via telefax: +49 (0) 52 07 / 92 99-296
• via e-mail: datenschutz@einsnulleins.de

3. Categories of personal data
We process all personal data that we receive in connection with the initiation of a contract (e.g. enquiry, telephone or e-mail contact, preparation of an offer, booking of an event) or from the contractual relationship with you.

The data is received either directly from yourself or from publicly accessible sources (e.g. commercial register) or they are collected and processed in accordance with legal regulations.

In particular, the following data or categories of data are processed:

• Master data, such as name, surname, company address, associated company, function, date of birth if applicable
• Contact details, such as e-mail address, telephone number (landline and/or mobile phone)
• Names, e-mail addresses, telephone numbers and other (contact) data of the respective contact persons or your employees
• In the context of application procedures: Contact data of the applicant (e.g. first and last name, e-mail address, telephone number); application documents (e.g. CV, cover letter, career development data, qualifications and language skills).
• Contract data, such as customer number, bank details, tax number/VAT no
• credit rating data
• Payment data and billing information
• Usage data and protocols
• Correspondence data (e.g. correspondence with you), including e-mails that arise when you contact us via procurement platforms
• When calling us, we record the call time, number calling, number called and duration of the call
• Advertising and sales data
• turnover data (type and quantity of products purchased in a relevant period)
• Quote data, data on project enquiries and order transactions
• Photos provided by you or taken at events of which you are a participant/visitor
• personal data which we may legitimately process from publicly accessible sources (e.g. commercial register, data from credit rating agencies)
• End customer data, if required for ordering licenses or requesting special bid prices
• and other data similar to those categories.

Beyond the data above, we also process personal data produced whilst using telemedia offered by us (e.g. point of time when entering our websites, apps or newsletters, clicked pages, entries, etc.) Find further information on these data processes and your data protection claims and rights in our data protection declarations on the respective websites.

4. Purpose of data processing and its legal basis
To execute contracts
We process your data to initiate and implement our contractual relationship with you. The processing is carried out, amongst other things, for order processing, for invoice and credit notes preparation, for the administration and processing of contracts, administration and enforcement of claims and in the interest of comprehensive customer service. The specific purposes of data processing depend primarily on the respective contract. Further details on the purpose of data processing can be found in the relevant contractual documents as well as the terms and conditions. The legal basis for this data processing is Article 6(1) (b) GDPR.

To fulfil legal obligations
In addition, we process your data to fulfil legal obligations we are subject to. These include in particular tax and commercial law storage regulations, obligations in connection with legal accounting or regulations regarding risk assessment, fraud and money laundering prevention. The legal basis for this data processing is Article 6(1) (c) GDPR.

To protect legitimate interests
We process personal data to protect the legitimate interests of ourselves or third parties, unless these collide with the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject, as this personal data requires to be protected.

Our legitimate interests include in particular

• Optimization of methods for needs assessments in regards to direct customer approach
• Distribution analysis and sales management
• Assessment of the economic viability of business relationships
• Measures for business management and development of services and products
• Data exchange with credit rating agencies to determine credit and default risks
• advertising activities or market and opinion research, if the data usage has not been objected
• Security precautions to guarantee IT operations and IT security

The legal basis for this data processing is Article 6 (1) (f) GDPR.

On the basis of your consent
If you have given us your consent to process your personal data for certain purposes (e.g. receipt of a newsletter), the respective consent pursuant to Article 6 (1) (a) GDPR is the legal basis for data processing. You can revoke your consent to data processing at any time without affecting the legality of the processing carried out on the basis of the consent until revocation.

5. Data protection for applications and in the application process

We collect and process the personal data of applicants for the purposes of the application process. If an employment contract is concluded with us as a result of the application, the data transmitted will be stored for the purpose of processing the employment relationship in compliance with the statutory provisions. If an employment contract is not concluded, the application documents will be deleted six months after receipt of the application, provided that no other legitimate interests on our part prevent deletion. Other legitimate interests in this sense include, for example, a duty to provide evidence in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG). The legal basis for the storage of the data is Article 6 (1) (a) and (f) GDPR.

6. Passing on of data to third parties
Your data will only be passed on to third parties outside the SYNAXON group if you have given your expressed prior consent to this, if we are obliged to do so on the basis of statutory regulations or if there is a statutory right of transfer (see below).

Within the SYNAXON group your data will be passed on, among other things, for the implementation or initiation of the business relationship with yourself. For this purpose, your personal data is stored in our central databases for group-internal invoicing and accounting purposes as well as for customer care / support.

Your personal data will be passed on to third parties if necessary according to Article 6 (1) (b) GDPR to execute the contractual relationship with you. This includes passing data on to our affiliated service providers and distributors so that you can be identified as a SYNAXON contractual partner when placing your orders there, as well as passing on your name and company to lecturers if you have booked a seminar.

Before being accepted into one of our co-operations as well as in individual cases of initial payments to SYNAXON Projekt und Handels GmbH, we transmit your name, the name of your company and your contact data to Creditreform Bielefeld Riegel & Unger KG for the purpose of checking the creditworthiness of your company, from whom we receive the necessary data.

To fulfil our tasks and to fulfil the contract (e.g. to send newsletters) we use external service providers and contractors who have access to your data to the required extent and who may only use the data for the fulfilment of the orders placed. The contractors are carefully selected and contractually bound by Article 28 GDPR.

7. Transfer of personal data to third parties
We only use your personal data for the purpose for which you have given us your data. Insofar as external service providers are used by us as part of the provision of services, their access to the data is also solely for the purpose of providing services. Through technical and organizational measures, we ensure compliance with data protection regulations and also commit our external service providers to this.
In addition, we will not share your information with third parties without your express consent. A transfer of your personal data takes place only, if you have consented to the data transfer, or if we are entitled or obliged by law, or by a decision of the authorities or court. In particular, this may be dissemination for law enforcement, security, or intellectual property rights enforcement purposes.

8. Storage duration
The duration of the storage of personal data is determined by the respective legal retention period. After the deadline, the corresponding data is routinely deleted, if it is no longer required for contract fulfillment or contract initiation and / or we have no legitimate interest in the re-storage.
If data is to be deleted due to the exercise of intervention rights (for example in the case of the assertion of a cancellation claim or the revocation of a consent), the corresponding data will be deleted immediately.

9. Obligation to provide personal data
As part of our business relationship, you are generally only required to provide the personal data required to establish, execute and terminate the respective business relationship. When not required the conclusion of the contract, your participation at an event or the processing of your request will not be possible; as a rule, we will no longer be able to execute on an existing contract and may have to terminate it. Other than this, the provision of personal data is not prescribed by law.

10. Automated decision making for individual cases, profiling
We do not use automated decision making according to Article 22 GDPR, including profiling.

11. Your rights as a data subject
The applicable data protection law grants you various rights regarding the processing of your personal data. You have

• the right of access under Article 15 GDPR,
• the right to rectification under Article 16 GDPR,
• the right to erasure under Article 17 GDPR,
• the right to restriction on processing under Article 18 GDPR,
• notification obligation regarding rectification or erasure of personal data or restriction of processing under Article 19 GDPR,
• the right to object under Article 21 GDPR (see below) as well as
• the right to data portability under Article 20 GDPR
• the right to appeal to a supervisory authority under Article 77 GDPR.

Right to withdraw consent
You have the right to withdraw your consent to the processing of personal data at any time with future effect. In the case of withdrawal, we will delete the data concerned immediately, as far as further processing can not be based on a legal basis for consentless processing. The revocation of consent does not affect the legality of the processing carried out on the basis of the consent until revocation.

Separate reference to your right of objection
If we process your personal data as part of a balance of interests based on our overriding interest, you have the right at any time, for reasons that arise from your particular situation, to file an objection against this processing with effect for the future.
If you exercise your right of objection, we will cease processing the data concerned unless we can demonstrate compelling legitimate reasons for the processing which outweigh your interests, rights and freedoms or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.
If personal data is processed by us in order to operate direct mail, you have the right to object at any time the processing of personal data concerning you for the purpose of such advertising. If you exercise your right of objection, we will stop the processing of the relevant data for advertising purposes.
If you wish to assert the above rights, your contact person in all these cases is our data protection officer, whose contact details can be found above.